FORECASTING ALS DE SLEUTEL TOT SUCCES 25 OKT 2021 We leven in een bijzondere periode, waarin veel producten schaars zijn of een lange levertijd hebben. Helaas hebben veel bedrijven in Europa leverproblemen door chiptekorten, hoge inkoopprijzen en personeelstekorten. Ook in de retail zijn de gevolgen van al deze ontwikkelingen duidelijk zichtbaar. Dit zorgt voor uitgestelde of zelfs geannuleerde leveringen en dat is op zijn zachtst gezegd erg vervelend. Hoe kun je er in deze tijd voor zorgen dat je een leverancier vindt die betrouwbaar is en zijn beloften na kan komen? Bij Pan Oston doen we ons uiterste best om al onze producten op tijd te leveren met een hoge kwaliteitsstandaard. Dat klinkt in deze tijd bijna te mooi om waar te zijn. Daarom leggen we je graag uit hoe ons team ervoor zorgt dat jij straks op tijd een mooie checkout, zelfscankassa of kiosk geleverd krijgt. Want bij Pan Oston geldt: afspraak = afspraak. ‘Even’ een paar nieuwe checkouts bestellen? Zo werkt dat bij Pan Oston niet… Om onze afspraken na te komen, heeft elke klant en elk project zijn eigen projectmanager. Elke opdrachtgever verdient namelijk een product dat op tijd geleverd wordt en dat aan de juiste kwaliteitseisen voldoet. Een goede projectmanager speelt hier een grote rol in en neemt de verantwoordelijkheid over een geheel project vanaf het begin tot eind. Met zijn eigen middelen, budget en scope zorgt de projectmanager ervoor dat jouw checkouts, zelfscankassa’s of kiosks precies passen bij jouw winkel en ook nog eens op tijd geleverd worden. En dat is een afspraak waar wij ons hard voor maken. Forecast to order Maar wat doet een projectmanager dan precies? En hoe zorgt hij ervoor dat het project van A tot Z goed verloopt? Onze projectmanager Bauke Steenstra vertelt hoe hij ervoor zorgt dat zijn projecten op rolletjes lopen: “ik ben samen met mijn collega’s van de afdeling Forecast to order verantwoordelijk voor een viertal grote klanten van Pan Oston. Deze klanten hebben een forecast waarin de plannen voor de aankomende periode of het aankomende jaar staan. Op basis van deze plannen en onze ervaring proberen wij een inschatting te maken hoeveel checkouts of zelfscankassa’s zij nodig hebben in het aankomende jaar. Als we dit weten, kunnen we ook inschatting maken hoeveel onderdelen wij op voorraad moeten hebben om deze kassameubels te bouwen. We bestellen de onderdelen dus ruim op tijd en we kijken vaak meer dan een half jaar vooruit. Daarom kan Pan Oston op tijd leveren.” Forecasting als sleutel tot succes Hoe speelt Pan Oston dan in op de steeds meer oplopende levertijden? Het klinkt eigenlijk heel simpel: door heel ver vooruit te kijken en een goede voorspelling te maken van het aantal orders. “Op dit moment werken we al geruime tijd aan de plannen voor 2022”, vertelt Bauke. “Als we nu al weten dat een klant 200 winkels wil openen, kunnen wij met onze leveranciers daarover in gesprek gaan.” Goede forecasting is een belangrijke sleutel om een goede levertijd te kunnen waarborgen. Samen met andere afdelingen, zoals Inkoop en Out Sourcing wordt de forecast regelmatig besproken. Loopt alles nog op schema? Moeten er dingen gewijzigd worden? Ook de afdeling Sales speelt een belangrijke rol bij de forecast. “De klant geeft aan hun contactpersoon, vaak de verkoper, informatie over hun forecast en daarom is het samenspel met sales ook erg belangrijk.” Risico’s nemen voor goede levertijden Ook voor klanten die geen 200 checkouts bestellen, probeert Pan Oston een inschatting te maken voor het aantal check outs en zelfscankassa’s. Daarmee nemen we misschien een groter risico, maar op tijd leveren is erg belangrijk voor Pan Oston. Helemaal in deze bijzondere tijden. Ook kunnen deze klanten van de slimme inkoop van de hele grote orders profiteren: de onderdelen voor de kassameubels zijn namelijk ongeveer gelijk. Door de grote voorraden die ruim van tevoren besteld worden, heeft Pan Oston de ruimte om inkoopvolume te creëren. Projectmanager van A tot Z Bauke en zijn collega-projectmanagers zijn dus al vanaf het begin betrokken bij de projecten die bij Pan Oston draaien, maar daarnaast zijn zij ook betrokken bij de afronding daarvan. Wanneer de servicemonteurs vragen hebben tijdens de installatie van de kassameubelen, proberen de projectmanagers hen daarbij te helpen. “Er zit nogal eens wat verschil in de theorie en praktijk. Dat moet dan ter plekke opgelost worden in samenspraak met de klant. We proberen dat zo goed mogelijk te doen.” Ook probeert Bauke te werken aan oplossingen die ontstaan vanwege de leveringsproblematiek. Zo zijn er grote chiptekorten, die ook terug te zien zijn in de levering van kluizen. “Één van onze klanten heeft bedacht om bij de bestaande filialen waar ze weinig gebruikt worden, de kluizen te verwijderen en deze weer te installeren bij de nieuwe filialen. Dan helpt Pan Oston om de kassa weer netjes af te werken.” Meerwaarde door kennis van zaken Een andere belangrijke eigenschap van de projectmanagers van Pan Oston, is de kennis die zij hebben van de kassameubelen die in de winkels van klanten staan. Bauke vertelt dat zij kennis hebben over de producten die zij geleverd hebben aan verschillende winkels en wat de geschiedenis daarvan is. “Als klanten vragen hoe ze een filiaal in een bepaalde plaats kunnen verbouwen, kunnen wij als projectleider op basis van de kennis van de meubels en het winkelfiliaal een goed advies geven.” Wat kan jij doen? Hoe kun je als klant van Pan Oston dan bijdragen aan deze succesvolle levertijden? Samen zorgen we er immers voor dat de kassameubels op tijd in de winkel staan en door het winkelpersoneel gebruikt kan worden. “Het is natuurlijk van belang dat de klant ruim op tijd bestelt”, zegt Bauke. “Zo hebben zowel klanten als wij de tijd om alles goed in te plannen.” Het delen van de forecast en de plannen voor het aankomende jaar is ook heel belangrijk om ervoor te zorgen dat producten op tijd geleverd worden. “Dat is heel erg belangrijk en eigenlijk essentieel om het project goed te laten verlopen. Een bestelling op basis van acht weken levertijd kan soms lastig zijn. De levertijden van onze leveranciers lopen namelijk steeds verder op. Deel dus je forecast met Pan Oston, zodat wij alle onderdelen van de kassameubelen op tijd kunnen bestellen.” Ook profiteren van goede levertijden? Ben je op zoek naar betrouwbare partner die zijn afspraken nakomt? Bekijk dan eens wat Pan Oston voor jouw winkel(s) kan betekenen. Ons team van checkoutspecialisten staat voor je klaar om jouw plannen door te nemen en je een goed advies te geven.Neem contact op deel